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浅谈监理资料管理

发布时间:2018-06-19 已浏览: 939 次

 

——刘晓琳

    监理资料管理,在建设工程管理中,是其中很重要的一项工作,直接影响着工程的成与败。

    从建设部的检查,到省、市、县一级地方行政主管部门的检查,都把资料检查列为重中之重。国家的《建设工程资料管理规程》、《建设工程文件归档规范》、《建设工程监理规范》、《建筑工程施工质量验收统一标准》等等国家相应的规范和规程,都对资料做了些严格的具体规定。

    作为监理公司,如何将资料更加完善?

    笔者以为,由监理公司技术负责人负责牵头,对资料进行程序化管理,并将资料培训纳入日常工作中。一是可以迎接上级主管部门的各种检查,二是让工地有理、有据、有条不稳的程序化的项目管理,三是提高现场监理人员的资料管理水平。这样,不怕任何上级主管部门的检查, 并且现场管理有章可寻,有条不紊!

    笔者就对监理公司资料管理,肤浅地谈谈自己的看法。

1、项目监理部检查一览表

    按照国家、地方对监理资料的要求,制作监理资料检查明细表。可以列成表格,这个表格涵盖工地所有的资料内容。将表格里面的内容细化,几张纸,就可以涵盖所有的工地检查的内容要求,细化的表格里,可以将资料的一些全部覆盖其中。

    公司工程部按照这个表格,可以定期到现场进行针对性的检查。这个表格,前提是下发到所有项目监理部,项目部对照资料根据工程的进展情况进行自检,一条条对应进行自查。缺少什么资料,就补什么资料。由总监负责资料的管理工作,一些大工地都配有资料员,小工地则由负责资料的监理员来完成。过去我所在的一些公司,都采用了这样的管理模式,自己也做过几个公司的技术负责人,也亲自起草 推行了一些这样的检查表格。

2、公司将资料程序化

    目前国家程序化管理已经纳入日常的建设管理当中,比如标准图集,比如各种标准。作为监理公司,可以将监理的一些文件进行系统 的程序化。就像ISO 贯标一样的程序,但是,贯标人员因为并不熟悉监理的行业,弄出的东西,其实并不适合我们监理的项目部检查。

    对于监理公司,可以针对自己公司的内部管理,将文件程序化的做出来。比如,监理规划、监理细则、监理质量各种评估报告等等,一些系列监理的文件,制作成范本,就像国家的范本合同一样,统一的一些标准通用文字,并里面空置一些各个工地针对性的条款,则留出空白。就像目前流行的建筑工地的系列安全软件一样,根据工地的具体情况,将针对性地填入。

    看过很多工地的资料,很多没有针对性,泛泛而谈的一个质量评估报告,没有数据的一些概括,或许就是哪里网上抄来的,其实,这样一张纸,是不具备评估报告说服力的。作为评估报告,本人觉得,就像是一篇论文一样,必须有理有据,证据确凿,论点论据都要有,才可以得出合格或是优良的结论。因而,平时的资料管理就是非常重要的一个环节。作为监理文件的范本,可以搞出各种版本的监理文件范本,如针对房建的,针对市政的,针对电力工程的等等,将里面的针对性地方空出,由项 目部针对性的填入,并将里面不符合工地的地方修改完善。其实,这也是一个系统工程,全套的监理资料,确实是需要有专业水平的人才可以完成。

    由于现场工地水平高低不同,且资料太多太杂,如果资料员没有一定水平,确实难以应付众多的资料。从头至尾的一个工地,监理需要出据的文件应该可以用“多如牛毛”来形容,要耗费巨大的精力和时间去应对这些文件的编制,如果水平不好,真是难以应对,也只能够是用网上几张纸来应付了事了。

    因而,由监理公司技术负责人组织,将资料系统化、程序化,就是相当重要的一个管理环节,可以为工地节省很多的时间,同时对待上级主管部门的检查也可以应付自如,不会查出太多纰漏的问题。

3、项目监理部的台账

    项目监理部成立初期,作为公司的检查,就要分清现场程序控制的管理资料和竣工备案时候的归档资料。工地会随着进展情况,逐步加人,又逐步撤人,项目监理部办公室也会随着工地的不断撤离几经辗转,很多资料到最后如果管理不善的话,就会遗失,很多是难以补救的,最后导致无法提供备案资料。因而,总监要高度重视这资料的管理。就要根据国家及地方档案馆的规定明细,提前在工地留置一套需要备案的资料,根据工地的具体情况,设置统一的台账。按照档案馆的要求,一项一项的落实。

    曾看过有一个工地,因为工地不设置混凝土试块的台账,施工单位只是口头上说混凝土试块的情况,报给监理的试验报告资料寥寥无几。到底是做了多少组试块也不知道,符合不符合规定的组数也不知道。最后是一团乱麻的资料。假如事先按照混凝土的方量,算出需要多少组试块,并根据现场情况做出统一的台账(如监理部不做统一的台账,就要经常去查施工单位的统计台账)。这样,就可以及时了解情况,有理有据地管理现场,资料和现场才可以对上。

4、项目部内部资料管理

    项目监理部,在总监的带领下,对资料应该经常自查,就是按照公司及国家、地方、规范等等有关文件,自查。按照本文的第一点,如果公司将资料已经系统地整理出来,就按此一条一条地逐条落实就行,因为,这样一个完整的范本,可以逐项落实后,基本不会有什么太多漏项的地方。分门别类地建立统计台账。这个各个公司,有自己的要求。

    按照统一的标准和指南,系统的整理归类,做好统计台账,就行了。那么,上级主管部门,大多是依据这样的规定,进行检查,这样,工地的资料管理,对现场,对上级的检查,都不会查出致命的问题,工地的管理依据这样的资料,也不会出现大的纰漏。

    公司级别的检查,只是起一个辅助的督促和强化的作用。但将公司资料程序化管理,笔者以为,应该是公司技术负责人应该纳入程序的一项工作。

5、根据工地的进展情况做好现场监理资料

    工程从第一次工地例会开始,到竣工验收后的资料归入档案馆,是一个庞大的系统工程。这样的一个庞大的资料系统工程,是一点一点逐步完成的,有些是过程控制资料,有些是要纳入档案馆的。我们监理人,应该自豪我们无论是总监还是专监,亦或是监理员,所签署的名字,在档案馆里,都是有年限的,长期保管、中期保管、短期保管。就像万里长城,有些砖都刻有名字,那是历史的记录。如今,档案馆里,有我们的名字,这名字虽说不是名垂千古,可也是责任重大。现在,任何一个工程项目,都是终身制,签字后,档案馆里,很多资料,就会找到我们的名字,因此,资料管 理这是个很严肃的事情,大意不得。

6、掌握熟悉监理的各项业务

    工地的总监、专监、监理员,要熟悉监理资料的各道程序,并熟悉各种资料的编写和签字程序,这是监理业务的一项要求。其实也是一项技能的完整体现。

    我一直很赞赏国家的资格证书考试制度,有些现在是逐渐取消了。我一直认为各种资格证书考试不应该取消,因为,就是因为这样的资格证书考试,使我们的管理水平有了一个飞跃性的提高。

    知识就是这样,不断的学,不断的忘记。这就是说,干一行爱一行,如今的社会,知识更新的太快,并不是什么博士,硕士,学士们就拥有足够的知识,不学习,一两年之后,你会忘记的精光。其实应用到我们监理业务上也是一样的道理,假如,只是取得了一本资格证书,就放弃了不断的更新知识的学习,其实,他的水平不会高到哪里去,尽管他可能是很高的学历,放弃了学习,那只是一个挂的标签而已,不足称道。实际水平不会很高,只是他身 上的标签在闪光而已。那不是真正的功夫。

    监理资料管理,还有很多很多内容,不在这里一一罗列。这里,也是归纳这些年的心得而已,很不成熟,也算是给自己一个小结吧。



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